Het startpunt voor het organiseren van ieder feest en evenement

De eerste indruk is altijd het belangrijkst, en bij evenementen is dat niet anders. Goede gastenontvangst direct aan de deur is dan ook doorslaggevend voor het succes van je evenement.

Stel je eens voor: je geeft een etentje voor je verjaardag. Je hele huiskamer is opgeruimd, je tafel wonderschoon gedekt en de geur van het heerlijke drie-gangen-diner komt je vanuit de gang al tegemoet. En dan komen je gasten aan… Pas na enige tijd wachten gaat de deur open; je haar in de war, je oude kleren met alle kookvlekken erop nog aan. Je kijkt je gasten niet aan, steekt hand op en wijst richting de huiskamer…

Het voorbeeld wellicht wat overdreven, maar illustreert wel wat er soms bij de gastenontvangst van een evenement gebeurd.  Ongeïnteresseerde gastvrouwen en gastheren die weinig aandacht besteden aan de bezoekers, en bijna geautomatiseerd een paar handelingen met je doorlopen. En dat terwijl een persoonlijke benadering met een glimlach, voldoende assistentie bij de entree, en goede informatievoorziening een groot verschil kunnen maken. Hieronder zetten we wat tips voor een goede gastenontvangst voor je op een rij:

• Bedenk goed wat de rol is van je gastenontvangst. Is het een warm welkom, inchecken, informatieverstrekking, of een combinatie van deze dingen? Wie zijn de gasten – leeftijd, achtergrond – en is het soms gewenst dat de hostessen op jouw evenement meerdere talen spreken?
• Kijk ook naar de uitstraling die gewenst is voor je evenement; zakelijk, sportief, hip of persoonlijk. Houdt hier ook rekening mee bij de casting en styling van je hostessen.
• Zorg dat je gastenontvangst goed zichtbaar is. Tijdens een evenement waar er heel veel buitenlandse gasten van het vliegveld opgehaald moesten worden, kleedde ik ooit de hostessen in knallende festivalshirts. Niet omheen te kijken! Iedereen heeft ons gevonden.
• Laat de ontvangst- en de informatiebalie nooit onbemand. Misschien een eenvoudige tip, maar het werkt echt. Hou ook rekening met spitsuren bij je entree en regel meer mensen voor die tijden.
• Geef een goede briefing aan al je medewerkers. Vertel over de inhoud van je evenement, wat je wil dat ze uitstralen en wat ze kunnen verwachten.  Vertel ze vooral ook wat onwenselijk is.

Natuurlijk zijn er gespecialiseerde bureaus die dit onderdeel van je evenement voor hun rekening kunnen nemen. Ook op Stirrr kun je hiervoor terecht, kijk bijvoorbeeld eens op het profiel van Models  at Work.

Hou er tot slot rekening mee dat je bezoekers al heel wat gewend, en misschien zelfs al flink verwend zijn. Ze heten niet voor niets je gasten. De tickets zijn misschien al verkocht, maar het totaal van de ervaring vormt natuurlijk de waardering voor je evenement. Een goede gastenontvangst is hierbij het halve werk.