Horeca op events, zelf doen of uitbesteden?
Er zijn bij events en festivals drie mogelijke inkomstenbronnen:
1. ticketsales
2. sponsoring/subsidies
3. horeca
Over punt 1 en 2 bestaat bij geen enkele organisator enkele twijfel, deze inkomsten worden direct zelf geïncasseerd. Ticketsales met de hulp van een ticketpartij als Ticketscript of Paylogic en de sponsoring wellicht via een externe sponsorfinder. Deze partijen krijgen een percentage van de omzet. Bij de ticketpartijen wordt deze vaak extra doorgerekend aan de consument en komt het niet voor rekening van de organisatie. De sponsorfinder ontvang zijn percentage wel van de organisatie over het beschikbare sponsorbedrag. Het gaat dan vaak om 15% van het netto bedrag, na aftrek van productiekosten voor de sponsoractivatie op het festival.
Punt 3 is vaak een ander verhaal. De horeca verdeeld in nat en droog – ook wel eten en drinken – is vaak een grote inkomstenbron, maar ook een grote last voor de organisatie. Ga er maar aan staan om voor 1 dag te denken aan:
- het assortiment bepalen
- de inkoop van drank en eten
- opslag en koeling van drank
- beschikken over de juiste horecapapieren
- inhuren en uitbetalen van barpersoneel
- controle op de muntinname
- hardware bestellen (koelingen/barren/bekers/draagtrays)
- retourneren van restant drank (let op: eten kan vaak niet retour)
Om de horeca op een evenement goed te verzorgen zijn er eigenlijk 3 opties:
1. Zowel de drank als het eten zelf verzorgen als organisatie
Voordeel: Alle inkomsten zijn direct voor de organisatie. Gerekend kan worden dat ongeveer 60% van de omzet op de dag direct bijdraagt aan de winst van het festival. 25% is inkoop en 15% zijn de overige kosten (personeel, hardware, etc.)
Nadeel: Aan alle bovenstaande punten moet gedacht worden terwijl dit niet de core business van de organisator is.
2. Zowel de drank als het eten uitbesteden
Voordeel: De organisatie heeft totaal geen omkijken naar de horeca en kan zich richten op zijn sterke punten. Het is gebruikelijk dat er door de horeca exploitant een vergoeding wordt betaald aan de organisatie voor het recht de horeca te mogen doen. Dit bestaat uit een vast pachtbedrag, een percentage over de omzet of een combinatie van beide.
Nadeel: Veel inkomsten worden weggegeven aan een externe partij
3. De drank zelf doen en het eten uitbesteden
Voordeel: Er zit een hogere marge op drank en dit komt volledig ten goede aan de organisatie. Het eten wordt dan door een externe partij gedaan en die betalen daarvoor een vergoeding zoals omschreven in punt 2. De vergoeding, pachtbedrag of percentage is wel veel lager dan bij een totaaldeal omdat de marge op eten veel kleiner is en het risico veel groter. Rest producten kunnen namelijk niet worden ingenomen door de leverancier.
Nadeel: Is er in dit geval nauwelijks. Het risico blijft beperkt en opbrengsten worden gemaximaliseerd.
